Attendance management adalah elemen penting yang sebenarnya harus diperhatikan oleh HRD perusahaan.
Selain berhubungan dengan perhitungan gaji, masalah kehadiran juga bentuk kredensial perusahaan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Misalnya keamanan, kecurangan baik oleh karyawan atau pihak luar, dan hal-hal terkait administrasi dan operasional perusahaan lainnya.
Jadi, seberapa penting perusahaan khususnya HRD dalam mengelola absensi karyawan?
Attendance management adalah cara atau upaya perusahaan untuk mengelola dan memantau jam kerja karyawan.
Dalam hal ini, perusahaan merekam dan mendokumentasikan kapan karyawan masuk kerja, mengambil cuti, atau keluar dari jam kerja.
Umumnya, attendance management dapat dilakukan dengan merekam jam kerja melalui dokumen kertas, spreadsheet, atau sistem tertentu yang dibuat oleh perusahaan itu sendiri.
Setiap perusahaan setidaknya wajib memiliki sistem attendance management berdasarkan peraturan perundang-undangan terlepas dari kebijakan perusahaan itu sendiri.
Hal ini karena di dalam Undang-Undang telah diatur terkait hak karyawan dan kewajiban perusahaan yang harus dilakukan kepada karyawan.
Dimana sejatinya hak dan kewajiban karyawan semua hulunya berasal dari sistem absensi. Perhitungan gaji misalnya. Tanpa ada time tracking karyawan yang akurat bukan tidak mungkin jika HR mengalami kesalahan hitung gaji.
Akibatnya, manajemen HR akan berkutat pada red desk saja dan mengabaikan hal-hal yang sifatnya mampu membangun SDM itu sendiri. Itulah kenapa absensi adalah hal paling penting dalam sebuah organisasi.
Tanpa ada sistem manajemen absensi yang baik, bukan hal yang tidak mungkin apabila tata kelola karyawan lainnya juga tidak baik.
Pada dasarnya memiliki sistem manajemen absensi saja tidak cukup. Perusahaan juga perlu memikirkan bagaimana sistem yang telah dibangun berjalan dengan baik.
Misalnya, sistem tersebut bisa menghitung dan melacak jam kerja karyawan secara akurat. Hal tersebut akan berpengaruh pada besaran gaji yang akan dikeluarkan.
Selain itu, sistem manajemen absensi yang baik mampu melacak jam keluar-masuk karyawan secara cepat dan akurat.
Meski sudah jelas bahwa attendance management itu penting, tidak jarang perusahaan yang mengabaikan pengelolaan absensi ini.
Hal ini sebenarnya baru terlihat ketika pandemi COVID-19 dimana masih banyak perusahaan yang bingung mengalihkan absensi langsung ke absensi jarak jauh.
Contohnya saat diberlakukan work from home. Masih banyak manajer HRD yang menggunakan cara yang cukup konvensional misalnya melalui absen whatsapp, absen zoom, bahkan email.
Di sisi lain, banyak perusahaan yang sebenarnya bisa mengoperasikan jam kerja dari rumah namun tidak dilakukan karena belum memiliki attendance management system yang baik.
Sekali pun terpaksa memberlakukan work from home, banyak perusahaan yang kesulitan untuk melakukan pelacakan waktu karyawan yang pada akhirnya mempengaruhi produktivitas.
Selain pelacakan waktu dan pengelolaan data karyawan, masalah yang sering terjadi adalah potensi kecurangan karyawan.
Proses absensi yang rumit sering kali membuka celah untuk karyawan berbuat curang. Apalagi bagi mereka yang sering bekerja di luar ruangan.
Bukan hanya itu, manajemen HR juga kemungkinan juga mengalami penurunan produktivitas karena proses berulang yang dilakukan.
Misalnya saja, rekonsiliasi data absensi dengan perhitungan gaji secara manual yang cenderung berisiko memakan waktu dan adanya kesalahan masukan data.
Seperti bidang pekerjaan lain yang membutuhkan peralatan, HR juga memerlukan alat untuk memaksimalkan sistem manajemen HR yang sudah ada dalam hal ini adalah absensi.
Attendance management software atau perangkat lunak yang membantu HR dalam mengelola karyawan sejatinya menjadi kunci dalam membangun sistem manajemen absensi yang baik.
Ada berbagai alasan kenapa attendance management software begitu penting bagi karyawan, di antaranya:
Sedangkan bagi manajemen HR, attendance management software mampu memberikan kemudahan sebagai berikut:
Kesimpulannya, sistem manajemen absensi yang baik bukan hanya berfungsi sebagai pencatat absensi. Namun juga mampu memberikan kemudahan baik bagi karyawan maupun HR dalam hal mengelola data kekaryawanan.
Selain berhubungan dengan perhitungan gaji, masalah kehadiran juga bentuk kredensial perusahaan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Misalnya keamanan, kecurangan baik oleh karyawan atau pihak luar, dan hal-hal terkait administrasi dan operasional perusahaan lainnya.
Jadi, seberapa penting perusahaan khususnya HRD dalam mengelola absensi karyawan?
Apa itu Attendance Management?
Dalam hal ini, perusahaan merekam dan mendokumentasikan kapan karyawan masuk kerja, mengambil cuti, atau keluar dari jam kerja.
Umumnya, attendance management dapat dilakukan dengan merekam jam kerja melalui dokumen kertas, spreadsheet, atau sistem tertentu yang dibuat oleh perusahaan itu sendiri.
Kenapa Attendance Management itu Penting?
Hal ini karena di dalam Undang-Undang telah diatur terkait hak karyawan dan kewajiban perusahaan yang harus dilakukan kepada karyawan.
Dimana sejatinya hak dan kewajiban karyawan semua hulunya berasal dari sistem absensi. Perhitungan gaji misalnya. Tanpa ada time tracking karyawan yang akurat bukan tidak mungkin jika HR mengalami kesalahan hitung gaji.
Akibatnya, manajemen HR akan berkutat pada red desk saja dan mengabaikan hal-hal yang sifatnya mampu membangun SDM itu sendiri. Itulah kenapa absensi adalah hal paling penting dalam sebuah organisasi.
Tanpa ada sistem manajemen absensi yang baik, bukan hal yang tidak mungkin apabila tata kelola karyawan lainnya juga tidak baik.
Masalah yang Sering Terjadi pada Sistem Absensi
Pada dasarnya memiliki sistem manajemen absensi saja tidak cukup. Perusahaan juga perlu memikirkan bagaimana sistem yang telah dibangun berjalan dengan baik.
Misalnya, sistem tersebut bisa menghitung dan melacak jam kerja karyawan secara akurat. Hal tersebut akan berpengaruh pada besaran gaji yang akan dikeluarkan.
Selain itu, sistem manajemen absensi yang baik mampu melacak jam keluar-masuk karyawan secara cepat dan akurat.
Meski sudah jelas bahwa attendance management itu penting, tidak jarang perusahaan yang mengabaikan pengelolaan absensi ini.
Hal ini sebenarnya baru terlihat ketika pandemi COVID-19 dimana masih banyak perusahaan yang bingung mengalihkan absensi langsung ke absensi jarak jauh.
Contohnya saat diberlakukan work from home. Masih banyak manajer HRD yang menggunakan cara yang cukup konvensional misalnya melalui absen whatsapp, absen zoom, bahkan email.
Di sisi lain, banyak perusahaan yang sebenarnya bisa mengoperasikan jam kerja dari rumah namun tidak dilakukan karena belum memiliki attendance management system yang baik.
Sekali pun terpaksa memberlakukan work from home, banyak perusahaan yang kesulitan untuk melakukan pelacakan waktu karyawan yang pada akhirnya mempengaruhi produktivitas.
Selain pelacakan waktu dan pengelolaan data karyawan, masalah yang sering terjadi adalah potensi kecurangan karyawan.
Proses absensi yang rumit sering kali membuka celah untuk karyawan berbuat curang. Apalagi bagi mereka yang sering bekerja di luar ruangan.
Bukan hanya itu, manajemen HR juga kemungkinan juga mengalami penurunan produktivitas karena proses berulang yang dilakukan.
Misalnya saja, rekonsiliasi data absensi dengan perhitungan gaji secara manual yang cenderung berisiko memakan waktu dan adanya kesalahan masukan data.
Kehadiran Attendance Management Software jadi Kunci
Seperti bidang pekerjaan lain yang membutuhkan peralatan, HR juga memerlukan alat untuk memaksimalkan sistem manajemen HR yang sudah ada dalam hal ini adalah absensi.
Attendance management software atau perangkat lunak yang membantu HR dalam mengelola karyawan sejatinya menjadi kunci dalam membangun sistem manajemen absensi yang baik.
Ada berbagai alasan kenapa attendance management software begitu penting bagi karyawan, di antaranya:
- Karyawan bisa melakukan absensi melalui smartphone dengan layanan dasbor yang komprehensif seperti: absen dengan kamera; note; GPS; bahkan mengetahui karyawan yang sedang mengambil cuti.
- Karyawan bisa mengajukan cuti dengan berbagai pilihan keterangan sesuai ketentuan undang-undang seperti: cuti hamil; alasan penting; sakit.
- Karyawan bisa mengajukan cuti atau perubahan waktu absensi dalam satu aplikasi tanpa melewati birokrasi yang rumit.
- Karyawan bisa mengakses informasi atau notifikasi yang dibuat perusahaan misalnya terkait jadwal meeting, ruangan yang akan dipakai, perubahan jam kerja.
- Bukan hanya absensi, karyawan juga bisa mengakses benefit dengan mudah.
Sedangkan bagi manajemen HR, attendance management software mampu memberikan kemudahan sebagai berikut:
- Mempermudah HR dalam mengolah data absensi menjadi data perhitungan gaji yang komprehensif tanpa takut terjadi error atau kerusakan data.
- HR bisa fokus pada pengembangan SDM dan perusahaan mampu memangkas tenaga kerja di bagian HR.
- HR bisa melacak waktu karyawan secara real-time.
- HR bisa lebih mudah memberikan jatah cuti dan membagi shift kerja.
- Pemanfaatan data karyawan yang lebih komprehensif sehingga perusahaan bisa dengan mudah menentukan arah kebijakan terkait karyawan.
- Membantu perusahaan dalam mengelola engagement karyawan terutama dalam hal benefit.
Kesimpulannya, sistem manajemen absensi yang baik bukan hanya berfungsi sebagai pencatat absensi. Namun juga mampu memberikan kemudahan baik bagi karyawan maupun HR dalam hal mengelola data kekaryawanan.